MANAGEMENT CONTROL FRAMEWORK

Top management control

Planning

ü  Strategic plan (planning jangka panjang)

Penilaian aset

Arahan strategis

Strategis pengembangan

ü  Operational plan (planning jangka pendek)

Progress report

Initiative tobe undertaken

Rencana implentasi

Organization

ü  Mengumpulkan, Mengalokasikan dan mengelola SDA

ü  Ketepatan manager dalam memilih dan mengelola staf

ü  Preformansi staf ditinjau secara rutin

ü  Penghentian staf secara hormat maupun tidak hormat

Leading

Menjaga agar individu atau kelompok tidak keluar dari sasaran organisasi

ü  Mengecek kualitas pemimpin dari akibatnya, spt : staf turnover, kegagalan project

ü  Melihat efektifitas komunikasi antara manager dengan staf dapat digunakan bukti :

Formal : rencana SI, dokumentasi standar dan kebijakan, minutes of meeting,  memo yang disebarkan ke staf

Informal : wawancara dengan staf, observasi langsung

Controlling

Tujuan untuk melihat apakah proses aktual sudah sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

Proses controlling dapat dilakukan dengan menetapkan kebijakan dan standar untuk setiap aktivitas yang berkaitan dengan fungsi SI.

System development management control

Meliputi :

Analisis design

Pembangunan

Implementasi

Pemeliharaan SI

3 pendekatan auditor :

ü  Concurrent audit , ikut serta bersama tim dalam proses pengembangan SI (auditor internal)

ü  Postimplementasion audit, mengudit SI yang telah diimplementasikan (auditor internal)

ü  General audit, evaluasi pengembangan SI secara umum. (auditor external)

Programming management control

Program development life cycle :

ü  Planning

Apakah perencaan sudah sesuai dengan karakteristik perangkat lunak

Seberapa baik perencanaan telah dilakukan

ü  Control

Apakah karakteristik aktivitas control sudah sesuai dengan berbagai tipe perangkat lunak yang akan dibangun

Apakah prosedur kontrol sudah dilakukan dan dapat diandalkan

ü  Design

Apakah pendekatan yang digunakan oleh programmer sudah sistematis dan sesuai dengan kebutuhan sistem

Mencari bukti proses pengendalian selama proses peracangan dilakukan

ü  Coding

Apakah pemilihan strategi dan integrasi sudah tepat

Apakah strategi coding yang dipilih sudah terstruktur dan diikuti dengan baik

Apakah ada fasilitas otomatis yang digunakan

Apakah dokumentasi program berkualitas dengan baik

ü  Testing

Menguji modul secara individu

Menguji kelompok modul yang sudah terkait

Menguji secara keseluruhan

ü  Operation and maintenance

Apakah operational dan pemeliharaan sudah dilakukan dengan baik

Data resource management control

mengelola data sebagai sumber daya kritis

Solusi :

Teknis, DBMS dan data repository system (DRS)

Administratif, data administration (DA) dan DBA

Cara mengudit yaitu memastikan apakah 5 aspek berikut sudah berjalan dengan baik atau belum :

Defining, creating, redefining, retiring data (dengan wawancara, observasi)

Membuat database tersedia untuk semua user

Menginformasikan dan melayani user

Memelihara integritas data

Monitoring operations

Sequrity management control

Langkah-langkah pengadaan program keamanan:

Mempersiapkan rencana proyek

Indentifikasi aset

Penilaian aset

Identifikasi ancaman (api, banjir, gangguan listrik, bencana alam, polusi, penyadapan, virus dan worm )

Menaksir kemungkinan dari ancaman

Menganalisa keterbukaan

Membuat control

Mempersiapkan  laporan keamanan

Disaster recovery plan , terdiri dari 4 bagian yaitu:

Emergency plan

Backup plan

Recovery plan

Test plan

Operation management control

Control yang diperlukan meliputi :

Compter operation

Apakah operasi otomatis sudah akurat, lengkap dan otentik

Apakah ada penjadwalan produksi yang diacu

Apakah pemeliharaan sudah efektif dan efisien

Network operation

reliabilitas kontrol operasi network control terminal dan

 reliabilitas kontrol operasi  file servers

Data preparation and entry

Apakah ada standar yang diterapkan untuk persiapan dan entri data

Dokumen yang menunjukkan kesesuaian pelaksanaan persiapan dan entri data dengan standar yang diacu

Production control

Apakah file telah disiapkan dan terdokumentasi sesuai standar

Dengan wawancara pengguna dan staf operasi tentang SLA

Catatan komplain dan aksi penyelesaiannya

Akurasi, kelengkapan, kebaruan dan keamanan dari dokumentasi fungsi transfer-pricing

file library

memastikan apakah file sudah dgunakan, disimpan dipelihara dan dimusnahkan dengan baik

Documentation and program library

Memastikan apakah dokumentasi sudah dilakukan dan dikelola dengan aman serta sudah digunakan oleh pihak yang berwenang.

Technical support

Mencari tahu kepuasan pengguna akhir

Observasi bagaimana staf merespon permintaan pengguna akhir

Melihat log/ laporan akurasi, kelengkapan dan waktu respon staf

Capacity planning and performance monitoring

Apakah manajer operasi telah mengawasi performansi dengan baik

Apakah keputusan yang diambil terkait perencanaan kapasitas sudah sesuai dengan statistik performansi

Outsourced operation

Evaluasi terus-menerus tentang kelayakan keuangan pihak penyedia outsource

Memastikan kesesuaian dengan syarat dan ketentuan kontrak outsourcing

Memastikan keandalan berkelanjutan dari kontrol dalam operasi penyedia outsource

Mengelola prosedur disaster recovery dengan penyedia outsource

Quality assurance management control

Developing quality goals

Apakah sudah ada charter dan definisi sasaran untuk fungsi-fungsi SI

Apakah tujuan dan ukuran kualitas telah ditentukan untuk setiap SI spesifik yang digunakan dalam organisasi

Level awareness staf QA dan SI tentang tujuan kualitas

Opini stakeholders (termasuk manajemen) tentang tujuan kualitas yang ditentukan oleh staf QA

b. Developing, promulgating, and maintaining standards for the IS function

c. Monitoring compliance with QA standards

d. Identifying areas for improvement

e. Reporting to management

f. Training in QA standards and procedures